5S là mô hình của Nhật Bản được áp dụng và triển khai tại các môi trường làm việc, dựa trên quan điểm: Môi trường làm việc sạch sẽ, trong lành, ngăn nắp và tiện lợi sẽ khiến tinh thần con người trở nên thoải mái hơn, từ đó năng suất lao động sẽ tăng cao, tạo tiền đề cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả . 5S là viết tắt của các từ tiếng Nhật: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke, theo tiếng Anh là: Sort, Set in order, Standardize, “Sustain” và “Self-discipline”. Hiện nay, rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng mô hình này.
Theo đó, tiến trình 5S được thực hiện như sau:

  • S1 – Sort (sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự, di dời hoặc loại những thứ không cần thiết. Vật dụng không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động của nơi làm việc sẽ phải được tách biệt khỏi những vật dụng cần thiết, có thể bán đi, tái sử dụng  hoặc loại bỏ hoàn toàn. Chỉ có vật dụng cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
  • S2 – Set in order (sắp xếp): Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí: Dễ tìm – dễ thấy –  dễ lấy – dễ trả lại. Nguyên tắc  của S2 là: Bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 được tuân thủ triệt để.
  • S3 – Standardise (sạch sẽ): Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, nơi làm việc và xung quanh nơi làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro và tai nạn, đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc, thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). S3 được tiến hành định kì.
  • S4 – Sustain (săn sóc): Duy trì định kì và chuẩn hóa 3S ở trên một cách có hệ thống. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra, tiến tới hoàn thiện 5S.  Trong đó, những quy định chuẩn sẽ nêu rõ phạm vi và trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. Với S4, ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
  • S5 – Self-discipline (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo thói quen, nề nếp và tác phong 5S trong tổ chức. Đó là thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Các thành viên trong tổ chức đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất tối đa cho cá nhân và tổ chức.

5S được áp dụng lần đầu tiên ở  Toyota và phát triển rất nhanh sau đó tại các công ty Nhật Bản và trên toàn thế giới.

  • Tag: